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Finanzas en los negocios digitales
Las finanzas en el ecommerce es un tema que quizás no apasione a las personas al comenzar su emprendimiento sobre todo en la etapa de creación, esto no tienen nada de malo, sin embargo son tan importantes para el negocio como el branding, la publicidad, los mismos productos y la plaza de ventas en un negocio.
Al principio nuestra pasión podría estar apuntando a la emoción de emprender el negocio atendiendo a cosas como la paleta de colores en el diseño de nuestra identidad corporativa, la plataforma web donde vamos a desarrollar y los diseños que vamos a utilizar en las redes sociales pero esto no nos debe hacer olvidar las responsabilidades con el estado y sus instituciones.
A la hora de tener un negocio formal, serio, establecido y comprometido con las leyes debemos seguir una ruta a fin de cumplir con los deberes que nos otorgarán derechos dentro de un sistema económico.
¿Por dónde empezar?
Debemos tomar en cuenta que hacer ecommerce no es solo tener una página web y esto lo hemos mencionado antes, incluso podría ser igual o más desgastante y retador que tener un negocio en físico y es importante mantenerlo presente porque detrás de los números y las finanzas hay respuestas a preguntas y soluciones a problemas que quizás debas ajustar para que tu negocio se mantenga en números positivos y sano.
Algunos expertos sugieren comenzar por tener un presupuesto y proyecciones financieras para no salir de sus márgenes y a su vez sirva como norte financiero durante el desarrollo de las diferentes ideas de negocio. Los primeros 24 meses de cada negocio o emprendimiento son los más difíciles y la mayoría de las personas abandonan en este periodo por no generar los ingresos esperados con sus expectativas.
Es natural sentir la ansiedad y ganas de desistir en este periodo, pero es acá donde un presupuesto muy detallado junto a un plan de negocios nos va a permitir sacar los números que incurren en cada venta para determinar los costos, gastos e ingresos por mes y de esta manera medir si se está cumpliendo con el objetivo planteado en dicho presupuesto permitiendo hacer cambios en el camino para alcanzar cada una de las metas.
En la mayoría de los casos solo se deben hacer pequeños ajustes, para esto se debe identificar lo que quizás no se esté haciendo bien. Para determinarlo se debe medir a detalle cada acción ajustando una por una con el fin de cumplir con el plan base que en este caso son las proyecciones de un presupuesto.
El estado de resultados donde se reflejan las ganancias y pérdidas, al principio es tan importante como una simple opinión financiera, en cambio el flujo de efectivo (flujo de caja) se debe convertir en una realidad más tangible y medible, porque no se trata de rentabilidad sino de mantener la operatividad y constante crecimiento.
Algo que no recomendamos es financiar tus necesidades de capital por medio de tarjetas de crédito, porque si el flujo de efectivo o de caja no es el esperado podríamos caer en una rápida caída del negocio y esto debes planificarlo desde el principio, de esta manera no tendrás que depender de una tarjeta de crédito para financiar tu negocio teniendo porcentajes de perdidas debido a los intereses mensuales originados por estas.
Debes determinar la cantidad de capital necesaria para que tu negocio opere los primeros 6 u 8 meses y proyectar el plan de ingresos en ese periodo ya que si no pudieras sostener tu presupuesto podrías pensar en asociarte con alguien más que pueda compartir gastos y ganancias contigo.
No sé nada sobre estrategias, ¿Qué puedo hacer?
Para alzar un negocio se deben contar con estrategias robustas pero si no tienes idea sobre ello, puedes conseguir información en libros como por ejemplo “Playing to Win” de A.G, Lafley y Roger Martin escrito por ejecutivos de P&G hace varios años (lo puedes conseguir en Amazon) y basar tu plan de negocios en esa estrategia.
Algunos de los puntos para definir las estrategias que se tratan en este libro particularmente son:
- Aspiración ganadora: Habla sobre lo que quieres alcanzar y sobre definir tus metas en relación a un tiempo determinado.
- Donde jugar y donde NO jugar: Definir los clientes a quienes quieres llegar y a los que no tienen muchas probabilidades de hacerte ganar. Los canales para llegaras a ellos junto y a métodos de distribución para ofrecer tu producto.
- Analizar como ganaremos: Ya teniendo la aspiración ganadora y donde jugar o no jugar, lo que se debe hacer para alcanzar esa aspiración ganadora.
- Herramientas que necesito para poder lograr la aspiración: Son los recursos que tengo o que puedo conseguir para cumplir la ruta y llegar a la aspiración ganadora del negocio.
Con estos puntos que conseguirás en el libro “Playing to Win” podrás darte una guía de cómo definir tus estrategias. Es recomendable no hacerlo solo, sino tal vez con tu socio o líder de negocio o personas de mucha confianza que te ayudarán a definir las bases que harán de tu negocio un éxito.
Hablemos de contabilidad
“Lo que no puedes medir, no lo puedes mejorar”
La mayoría de las personas que emprenden negocios ven la contabilidad como algo necesario solo para el cumplimiento de los tributos y responsabilidades legales/ financieras. Lo más probable es que esto lleve una carga de negatividad al momento de pensar en ello, lo cierto es que muchas personas que emprenden su negocio, lo hacen sin algún registro contable; pero sin este tampoco saben si están ganando, perdiendo o por lo menos cuanto están ganando o cuanto están perdiendo.
No veamos la contabilidad como algo necesario solo para cumplir legalmente con responsabilidades o impuestos sino también para gestionar adecuadamente las necesidades del negocio. Por otro lado, la contabilidad no es algo que se deba llevar luego del negocio sino en paralelo con el negocio desde su nacimiento.
Aparte del cumplimiento de responsabilidades tributarias, las obligaciones fiscales son el producto de mantener unos registros y unos estados financieros de forma ordenada que servirán de base para gestionar tu negocio y tomar decisiones para mejorarlo.
Teniendo un plan bien establecido, un presupuesto y teniendo en cuenta que todo lo medible se puede mejorar, controlar y ajustar es momento de pasar a la siguiente etapa.
Conozcamos algunos indicadores para e-commerce (KPI)
Los indicadores de rendimiento que siempre debemos tomar en cuenta para medir los avances tanto en el negocio común como en el ecommerce son:
- Tasa de recurrencia media: Como su nombre indica, mide las veces que compra un cliente respecto a un periodo anterior (mensual, trimestral, semestral o incluso anual).
- Ciclo de efectivo en tu negocio: Desde que adquieres productos, hasta que vendes ese producto y logras cobrar por dicha venta es lo que se llama ciclo de efectivo y es importante te ayuda a determinar la necesidad de capital y efectivo en tu negocio. Esto para buscar otras opciones de financiamiento en caso de necesitarlo y mejorar los flujos de caja para evitar los retrasos en el pago de créditos.
- Las métricas de rentabilidad: En general son importantes para medir los márgenes de salida o rotación de ciertos grupos de productos y de esta manera saber que productos no se venderán más, cuales si y cuales tardan más en rotar con el fin de optimizar el flujo de caja.
Negocios que ofrecen servicios
Si ofreces servicios es importante poder medir las horas disponibles por día o por semana y conocer de manera planificada las horas de descanso y las horas hábiles para disponer del servicio, de esta manera poder medir cuantas horas de las habilitadas están agendadas y cuantas están sin ocupar para administrar mejor y optimizar la ocupación de tales horas de manera estratégica.
Negocios que manejan inventarios y bodegas
Lo que debes tener en cuenta para este modelo de negocios es que el manejo adecuado de las compras son el pilar fundamental, es decir, lo que adquieras para tener almacenado para la venta, ya que si compras lo que los clientes no consumirán te quedará un inventario alto y si es perecedero tendrás un problemas aun mayor, si no lo es pues tendrás dinero enterrado en una bodega.
Por esa razón es importante escuchar, conocer y analizar al cliente, no basta con creer que se tienen buenos productos y que el mercado está listo para nuestro negocio.
La gestión de compra es muy importante para saber la cantidad de productos que se debe comprar, por ello se deben tener los números de venta, adicional a un análisis del público objetivo y sus comportamientos de compra, esto es vital para ajustar las cantidades de que van a guardar en la bodega y no tener un inventario quebrado al poco tiempo.
En estos casos la publicidad y marketing deben ir engranado a la realidad de existencia de la mercancía porque si pagamos pautas para un grupo de productos y debido a una mala compra tenemos un inventario quebrado al poco tiempo, los clientes estarán preguntando por el producto que no hay, lo harán probablemente una segunda vez, pero no lo harán una tercera. Por lo tanto tendrás una pauta perdida, clientes perdidos y un inventario quebrado por una mala gestión.
Los números son nuestros aliados si sabemos preguntarles lo que necesitamos saber y para que den respuestas correctas debemos registrar desde el comienzo cada acción medible para que en un futuro los datos lleven nuestro negocio al éxito.